Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les entreprises et organisations sont soumises à de nouvelles obligations concernant le traitement et la protection des données personnelles. Cet article se propose de faire le point sur ces responsabilités, leurs implications et les bonnes pratiques à mettre en place pour assurer la conformité au RGPD.
Qu’est-ce que le RGPD et quelles sont ses principales dispositions ?
Le RGPD est un règlement européen qui vise à renforcer et harmoniser la protection des données personnelles des citoyens au sein de l’Union européenne (UE). Il s’applique à toutes les entreprises et organisations qui traitent des données personnelles d’individus se trouvant dans l’UE, quelle que soit leur localisation géographique.
Parmi les principales dispositions du RGPD, on peut citer :
- le renforcement du consentement : les entreprises doivent obtenir un consentement libre, éclairé et explicite de la part des personnes dont elles traitent les données;
- le droit à l’information : les individus ont le droit d’être informés de manière claire et concise sur l’utilisation de leurs données;
- le droit d’accès, de rectification et d’effacement : les individus peuvent accéder à leurs données, demander leur rectification ou leur effacement;
- la portabilité des données : les individus peuvent récupérer leurs données dans un format structuré et les transférer à un autre responsable de traitement;
- la limitation du traitement : les entreprises ne doivent collecter et traiter que les données nécessaires à la réalisation de leurs objectifs;
- la sécurité des données : les organisations sont tenues de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données qu’elles traitent;
- la notification en cas de violation de données : en cas de violation de données, les entreprises doivent le notifier à l’autorité compétente (en France, la CNIL) et, si nécessaire, aux personnes concernées.
Les nouvelles responsabilités des sociétés sous le RGPD
Sous le RGPD, les entreprises et organisations sont soumises à de nouvelles responsabilités qui visent à assurer une protection optimale des données personnelles. Parmi ces responsabilités figurent :
L’obligation de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO)
Certaines organisations sont tenues de désigner un DPO, notamment celles dont le traitement des données personnelles est réalisé à grande échelle ou concerne des catégories particulières de données. Le DPO est chargé d’informer et conseiller l’entreprise sur la conformité au RGPD, ainsi que d’être l’interlocuteur privilégié avec les autorités de contrôle.
L’établissement d’un registre des traitements
Les entreprises doivent tenir un registre des traitements qu’elles effectuent, incluant notamment la description des finalités du traitement, les catégories de données traitées, les destinataires des données et les mesures de sécurité mises en place.
La réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)
Pour les traitements présentant un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, une AIPD doit être réalisée afin d’évaluer ces risques et déterminer les mesures appropriées pour y remédier.
La mise en place de mécanismes de responsabilité
Les entreprises doivent pouvoir démontrer leur conformité au RGPD en mettant en place des mécanismes tels que la tenue d’un registre des traitements, la formation du personnel, la rédaction de politiques internes de protection des données et la réalisation d’audits internes.
Les sanctions encourues en cas de non-conformité
Le RGPD prévoit des sanctions administratives en cas de non-conformité aux obligations qu’il impose. Ces sanctions peuvent aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé. Il convient donc pour les entreprises de prendre au sérieux leurs responsabilités sous le RGPD et de mettre en place les mesures nécessaires pour assurer leur conformité.
Bonnes pratiques à adopter pour se conformer au RGPD
Voici quelques conseils et bonnes pratiques à mettre en œuvre pour assurer la conformité au RGPD :
- mener un audit interne pour identifier et cartographier les traitements de données personnelles;
- désigner un DPO si nécessaire et lui donner les moyens d’exercer sa mission;
- mettre en place des politiques internes de protection des données et former le personnel;
- rédiger et mettre à jour régulièrement le registre des traitements;
- obtenir le consentement explicite des personnes concernées pour les traitements de leurs données;
- mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données;
- réaliser une AIPD lorsque cela est requis;
- collaborer avec les autorités de contrôle en cas de violation de données.
En adoptant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent non seulement se conformer au RGPD, mais également renforcer la confiance de leurs clients et partenaires en matière de protection des données personnelles.